Cómo planificar una solución de Telefonía IP

Has estado realizando tu investigación y has decidido instalar una solución de comunicación IP. Ya sea que lo esté haciendo para tu propia empresa o esté buscando ingresar al negocio de la instalación, es fundamental realizar cualquier implementación tecnológica con un plan y una estructura. Las complicaciones durante una implementación casi siempre provienen de una falta de visión y omisión detalles durante la etapa de planificación. Ya sea su primera implementación o la milésima, seguir estos pasos le ayudará a garantizar la implementación perfecta en el primer intento.

Paso 1: Identifique las necesidades del negocio según el lugar de trabajo

Comience por entender cómo la empresa se comunica y colabora. Por ejemplo, ¿con quién se comunican, con qué frecuencia se comunican y cómo trabajan juntos? Esto lo ayudará a identificar el tamaño de la implementación y las necesidades de comunicación específicas y a elegir la PBX IP, servicio en la nube o solución hospedada ideal. Los detalles como el volumen de llamadas anticipado, los requisitos de conferencia de audio y video, las transferencias frecuentes de llamadas y las capacidades del centro de llamadas (call center) lo ayudarán a decidir cuál es la PBX IP adecuada en la nube o local, para el trabajo. Esto también ayudará a decidir cuáles son los terminales o teléfonos ideales que necesitará la empresa, hablaremos más de ellos en el paso 2.

Luego, aprenda sobre sus instalaciones, que tan grande es, dónde trabajan los empleados desde dentro de las instalaciones y las posibles necesidades de seguridad. Por ejemplo, si la movilidad es un factor importante, se necesitarán puntos de acceso a Wi-Fi para facilitar este tipo de espacio de trabajo. La seguridad es otro tema clave que surgirá de esto. Para un edificio que necesita restringir el acceso a ciertas áreas, los sistemas de acceso a las instalaciones son un dispositivo ideal para la implementación. Como otro ejemplo, la empresa puede necesitar la capacidad de hacer anuncios tanto en toda la instalación como en áreas específicas, que requieren intercomunicadores o altavoces IP.

Paso 2: Desarrollar los requisitos de los usuarios

Una vez que haya recibido suficiente información sobre cómo se comunica la empresa y se haya analizado sus instalaciones, aproveche eso desarrollando de manera más específica los requisitos de los diferentes tipos de usuarios. Primero, separe a los usuarios en categorías distintas y comience a estructurar los requisitos de comunicación de cada categoría. Por ejemplo, un almacén de distribución puede tener categorías de personal de ventas, recepción y piso. Los requisitos para cada grupo de usuarios pueden verse así:

Ventas: Principalmente en su escritorio, volumen de llamadas moderado (2-3 llamadas a la vez), BLF y funcionalidad de marcación rápida, transferencia, conferencia de audio, llamada en espera, compatibilidad con auriculares, guías telefónicas grandes, audio HD, requisitos de videoconferencia separados.

Recepción: Terminal de escritorio, alto volumen de llamadas (hasta 8 llamadas a la vez), módulo de extensión, BLF y funcionalidad de marcación rápida, transferencia (atendida), llamada en espera, compatibilidad con auriculares, agenda telefónica grande, audio HD, compatibilidad con aplicaciones CTI.

Personal del piso del almacén: Terminales móviles, DECT o Wi-Fi, push-to-talk,, clip para cinturón, volumen bajo de llamadas (1 o 2 llamada a la vez), funciones básicas de manejo de llamadas, botón de pánico, audio HD.

Paso 3: elija dispositivos que cumplan con los requerimientos de la empresa, instalación y usuario.

Nuestro último paso es recopilar las necesidades comerciales, las notas de las instalaciones y los requisitos del usuario y desarrollar una solución de terminales y hardware. En general, consideramos que es mejor comenzar basando la elección de dispositivos en las necesidades de comunicación de la empresa, antes de elegir los terminales pensando solamente en los usuarios. Esas necesidades tomando en cuenta las instalaciones y el negocio, lo ayudarán a crear una estructura inicial para que los dispositivos de los usuarios no solo cumplan con los requisitos del tipo de perfil, sino que también aprovechen las características de mayor colaboración, seguridad y movilidad para la empresa. Finalmente, considerando todos estos puntos, seleccione cuidadosamente cada categoría de usuario y proponga dos dispositivos, cada uno que cumpla o exceda todos los requisitos.

Recopilar y trabajar con todos estos detalles puede requerir más paciencia, pero disminuirá drásticamente el tiempo que toma implementar la solución por completo al mismo tiempo que aumenta la satisfacción y la vida útil de la solución en sí. Al seguir estos pasos, le aseguramos que estará bien encaminado hacia una implementación exitosa.